Aufgaben liegen überall.
Aufgaben verteilen sich über E-Mail-Postfächer, Notizzettel und das Gedächtnis einzelner Mitarbeitender.
Vorgänge bei jeder Bestandsgröße koordinieren
Eine Rückmeldung an einen Eigentümer, ein Beschluss aus der letzten Eigentümerversammlung, eine Aufgabe, die eigentlich schon erledigt sein sollte. Um all das strukturiert zu bündeln, braucht es eine zentrale Plattform.
Frist, Status, Zuständigkeit
An jedem Vorgang hinterlegt
Problem
Die Flut an offenen Vorgängen wird schnell unübersichtlich
Fristen werden übersehen.
Fristen gehen unter oder werden nicht eingehalten, weil sie nicht zentral hinterlegt sind.
Vertretung ohne Übersicht.
Bei Krankheit oder Urlaub eines Teammitglieds ist unklar, was gerade offen ist und wie dringend es ist.
Der Aufwand bleibt intransparent.
Wie viel Zeit Liegenschaften tatsächlich binden, bleibt unklar und eine zeitbasierte Abrechnung ist kaum möglich.
Lösung
Standardisierte Vorgänge ohne Mehraufwand
Ein Vorgang entsteht in casavi direkt mit allen Informationen, Fristen und verknüpften Dokumenten. Innerhalb des Vorgangs geben Checklisten eine klare Struktur zur Abarbeitung vor. Jeder Mitarbeiter sieht auf einen Blick den Bearbeitungsstand. casavi AI Assist sortiert die Liste offener Vorgänge laufend nach Dringlichkeit und casavi AI Automate erinnert automatisch, sobald eine Frist näher rückt, bevor sie zum Problem wird.
- Frist und Zuständigkeit gehören zum Vorgang.
- Checklisten zeigen, was erledigt werden muss.
- Assist sortiert laufend nach Dringlichkeit.
Praxisbeispiel
Überfällig
Der Vorgang mit Frist- Eine Schadensmeldung geht ein. Ein Vorgang wird angelegt mit Checkliste, Frist und zuständigem Mitarbeiter.
- Automate übernimmt die Bearbeitung.Die Meldung wird automatisch beantwortet und der Auftrag vorbereitet.
- Ein Mitarbeiter steuert Freigabe.Kritische Arbeitsschritte werden persönlich freigegeben.
- Assist priorisiert die Aufgaben.Tägliche Aufgabenlisten aktualisieren sich selbstständig.
- Das Team arbeitet nach Dringlichkeit und Expertise.Mitarbeiter werden dort eingesetzt, wo Wissen wirklich gebraucht wird.
Was danach passiert
Das Team sieht jederzeit, ob der Auftrag angenommen wurde, welche Rückmeldung noch fehlt und ob der Kunde bereits informiert ist. Nach Abschluss zeigt das Zeittracking, wie hoch der tatsächliche Bearbeitungsaufwand war.
Was sich dadurch ändert
Mehr Übersicht im Team.
Bei Krankheit oder Urlaub weiß das ganze Team sofort, was Priorität hat.
Dringlichkeit statt Zufall.
Ihr Team bearbeitet Themen nach Priorität und in sinnvoller Reihenfolge.
Orientierung ab dem ersten Tag.
Checklisten geben jedem Mitarbeiter sofort Orientierung, auch bei Vertretung oder Einarbeitung.
Aufwand erfasst statt geschätzt.
Zeitaufwand wird automatisch erfasst. Das bildet die Basis für Rentabilität und zeitbasierte Abrechnung.
Häufige Fragen zur Koordination offener Vorgänge
Indem jede Aufgabe einen Status, eine Frist und eine feste Zuständigkeit bekommt und alle Vorgänge in einer gemeinsamen Übersicht liegen. Automatische Erinnerungen und KI-gestützte Priorisierung ersetzen manuell geführte Listen und das Gedächtnis einzelner Mitarbeitender.
Über Checklisten, die pro Vorgang die notwendigen Schritte vorgeben. Jeder Mitarbeitende sieht, was erledigt ist und was noch fehlt; Kollegen können den Stand jederzeit einsehen, ohne nachzufragen.
Aktivitäten in offenen Vorgängen werden automatisch erfasst und lassen sich nachträglich bearbeiten. Offline-Aufwände wie Vor-Ort-Termine können manuell ergänzt werden. Auf Liegenschaftsebene entsteht so die Grundlage für Rentabilitätsprüfung und zeitbasierte Abrechnung.
Für eine Verwaltung mit 200 Einheiten ist ein gut geführtes Postfach vielleicht noch handhabbar. Ab 1.000 Einheiten, und erst recht ab 5.000, entscheidet nicht mehr die Sorgfalt Einzelner, sondern die Struktur des Systems darüber, ob Fristen gehalten werden. Die Logik aus Frist, Zuständigkeit und Status bleibt dabei dieselbe, egal ob 50 oder 15.000 Einheiten verwaltet werden.
Jede Zusage an einen Eigentümer, jede gesetzte Frist, jede Rückmeldung hinterlässt in casavi eine nachvollziehbare Spur. Wer hat wann was entschieden? Welche Absprache wurde getroffen? Das ist kein Selbstzweck, sondern eine praktische Absicherung: In Streitfällen, bei Eigentümerwechsel oder beim Wechsel eines Verwalters lassen sich Vorgänge lückenlos nachvollziehen. Das casavi Dokumentenmanagement stellt sicher, dass relevante Unterlagen direkt am Vorgang hinterlegt und nicht in separaten Ordnern oder E-Mail-Postfächern verstreut sind.
Die automatische Zeiterfassung ist ein fester Bestandteil des Vorgangsmanagements und dient als Grundlage für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit sowie zeitbasierte Abrechnungsmodelle. Sie ermöglicht es, den tatsächlichen Zeitaufwand pro Vorgang und Liegenschaft effizient zu erfassen und auszuwerten, wobei auch manuelle Ergänzungen für Vor-Ort-Termine möglich sind.
In casavi ist der Schadensfall nur eine von vielen Vorgangsarten: Dieselbe Logik aus Frist, Zuständigkeit und Checkliste greift auch bei Mieteranfragen, Beschlussumsetzungen, Wartungen und internen Aufgaben. Eine reine Schadenmanagement Software deckt diesen Bereich in der Regel nicht ab.
Die Vertretung sieht denselben Vorgang mit vollständiger Historie, Frist und Checklistenstand. casavi AI Automate leitet Vorgänge bei hinterlegter Abwesenheit automatisch weiter, casavi AI Assist liefert eine Zusammenfassung des bisherigen Verlaufs.
casavi bündelt eingehende Anliegen automatisch zu Vorgängen und unterstützt mit casavi AI bei Zusammenfassung, Priorisierung, Erinnerung und Bearbeitung.
Wenn jemand das Team verlässt, gehen keine offenen Aufgaben mit. Alle Vorgänge bleiben im System sichtbar, können neu zugeordnet werden und verlieren dabei keinen Kontext. Die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen wird dadurch messbar kürzer, weil die Struktur die Arbeit erklärt, nicht eine einzelne Person.
Ja, Dashboards und Statistiken sind als fester Bestandteil in allen casavi CORE-Paketen (S, M, L und XL) enthalten. Sie ermöglichen eine detaillierte Auswertung von Vorgängen je Liegenschaft und Mitarbeiter, was eine transparente Grundlage für die Personalplanung und Rentabilitätsprüfung schafft. Damit stehen diese Analysewerkzeuge jedem Kunden direkt im Rahmen der Plattform-Grundgebühr zur Verfügung.
Ob zehn oder zehntausend Einheiten verwaltet werden: Offene Aufgaben, Fristen und Anliegen gehören zentral erfasst, nicht verteilt auf Excel-Tabellen und Notizzettel.
Mehr Überblick über alle Vorgänge.
Sehen Sie casavi in einer persönlichen Demo.