Nachfassen bindet Kapazität.
Bewohner fragen nach dem Status. Nachfassen bei Dienstleistern per Telefon und E-Mail kostet Zeit, die anderswo fehlt.
Dienstleister beauftragen und koordinieren
Ein Auftrag, der irgendwo zwischen Telefon und E-Mail hängt, eine Rechnung, die niemand zuordnen kann, ein Handwerker, der nicht antwortet: Je länger die Koordination dauert, desto teurer wird am Ende der eigentliche Schaden.
Ein Auftrag, ein Vorgang
Beauftragung, Rückmeldung und Rechnung
Problem
Die Dienstleister-Koordination ist ein typischer Zeitfresser
Belege liegen verstreut.
Rechnungen und Angebote liegen verstreut vor und lassen sich nur mühsam dem passenden Vorgang zuordnen.
Fristen nicht im Blick.
Wiederkehrende Wartungs- und Prüftermine sind nicht als Vorgänge mit festen Fälligkeitsterminen angelegt.
Lösung
Vom Schaden zum beauftragten Handwerker
Egal welcher Kommunikationsweg: Die Schadensmeldung wird direkt in casavi erfasst. Mit casavi AI Automate wird daraus automatisch die Empfehlung für einen Auftrag erstellt. Dieser kann anschließend an den zuständigen Dienstleister übergeben werden.
- Die Meldung wird zum Vorgang, egal über welchen Kanal.
- Automate schlägt die Beauftragung und den zuständigen Dienstleister vor.
- Status und Rechnung bleiben im selben Vorgang.
Praxisbeispiel
Wasserschaden
Vom Schaden zum Auftrag- Die Schadensmeldung geht ein.Telefonisch über casavi AI Answer oder direkt über das Portal.
- Automate schlägt den Auftrag vor.Vorschlag für einen zuständigen Dienstleister, ohne manuellen Rechercheaufwand.
- Der Dienstleister wird beauftragt.Der Beauftragungsprozess läuft standardisiert und bleibt im Vorgang sichtbar.
- Rückmeldung und Rechnung.Beides läuft zurück in denselben Vorgang und kann mit den Bewohnern geteilt werden.
Was danach passiert
Ist eine Versicherung als nachgelagerter Partner eingebunden, läuft die Schadensregulierung parallel an. Die Rechnung des Handwerkers wird dem Vorgang zugeordnet, nicht in einem Postfach abgelegt, und nach Abschluss aller Schritte wird der Vorgang geschlossen.
Was sich dadurch ändert
Schäden werden schneller behoben.
Niedrigere Folgekosten, schnellere Abwicklung, zufriedenere Kunden.
Belege sind zentral abgelegt.
Rechnungen und Angebote werden dem Vorgang zugeordnet, Nachfragen im Team fallen weg.
Ihr Team steuert, statt nachzufassen.
So gewinnen Sie Zeit zurück für Aufgaben, die wirklich Kapazitäten brauchen.
Häufige Fragen zur Dienstleistersteuerung
Über das zentrale Dienstleisterportal relay by casavi, welches speziell für Dienstleister konzipiert ist. Beauftragung, Status und Abrechnung laufen hier an einem Ort, ergänzt um automatisierte Auftragserstellung bei Schadensmeldungen.
Nachfassen bei Handwerkern und Dienstleistern per Telefon und E-Mail bindet Kapazität, die anderswo fehlt. Das ist kein Organisationsproblem Einzelner, es ist ein Strukturproblem: Aufträge werden mündlich oder per Mail vergeben, ohne dass ein Rückkanal für Statusmeldungen existiert. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, ohne den Schaden einen Zentimeter zu beheben.
casavi AI Automate bietet Workflow-Vorlagen für wiederkehrende Prozesse, die Pro-Version erlaubt zusätzlich individuell konfigurierbare, KI-unterstützt erstellte Workflows.
Der Schadensfall ist der häufigste Anlass für eine Beauftragung, deshalb ist er in casavi Teil derselben Dienstleistersteuerung. Über die Plattform relay laufen Handwerker, Versicherer, Schadensanierer und Messdienstleister mit standardisierten Prozessen je Dienstleistertyp zusammen.
Nicht jede Beauftragung soll ohne Rückfrage ausgelöst werden. In Verwaltungen mit mehreren Mitarbeitenden oder klaren internen Richtlinien sind Freigabelimits sinnvoll: Aufträge unterhalb eines bestimmten Betrags können direkt vergeben werden, darüber hinaus ist eine Freigabe durch eine weitere Person erforderlich. Rechnungen, die im Vorgang hinterlegt sind, lassen sich dem beauftragten Auftrag direkt zuordnen, ohne nachträgliche Suche im E-Mail-Postfach oder in Papierordnern.
Nein, Handwerker müssen sich für die Zusammenarbeit über relay by casavi nicht zwingend registrieren oder ein komplexes Onboarding durchlaufen. Sie erhalten Anfragen und Aufträge einfach per E-Mail und können Angebote sowie Status-Updates direkt über einen sicheren Link im Browser abgeben.
Handwerker, Techniker und externe Partner gehören zu jeder Immobilienverwaltung und jedem Wohnungsunternehmen dazu. casavi bringt Beauftragung, Rückmeldung und Abrechnung an einen zentralen Ort.
Digitales Schadenmanagement in der Hausverwaltung führt Meldung, Beauftragung, Rückmeldung und Rechnung in einem einzigen Vorgang zusammen. Aus der Schadensmeldung entsteht automatisch ein Auftrag an den hinterlegten Dienstleister; alle Beteiligten sehen denselben Stand, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.
Egal, über welchen Kanal die Schadensmeldung eingeht, Telefon, E-Mail oder Portal, sie wird direkt in casavi erfasst und landet im Vorgangsmanagement. Von dort aus kann casavi AI Automate automatisch einen Auftrag erstellen und an den zuständigen Dienstleister übergeben, ohne dass jemand manuell recherchieren muss, wer für welches Gewerk zuständig ist. Beauftragung, Statusmeldungen und Rechnungen laufen innerhalb desselben Vorgangs, kein Medienwechsel, kein manuelles Nachtragen.
Wiederkehrende Wartungs- und Prüftermine lassen sich in casavi als Vorgänge mit festen Fälligkeitsterminen anlegen. casavi AI Automate erinnert automatisch, bevor eine Frist abläuft.
Die Koordination und Dokumentation technischer Anlagen und ihrer Wartungs- und Prüfzyklen, ein Bereich, der eng mit der Dienstleistersteuerung zusammenhängt.
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden, telefonisch über casavi AI Answer oder direkt über das Kundenportal. Der Vorgang entsteht automatisch und wird kategorisiert. casavi AI Automate erstellt daraus einen Auftrag an den hinterlegten Sanitärdienstleister für dieses Objekt, ohne dass jemand manuell nachschlagen muss, wer zuständig ist. Der Handwerker bestätigt den Auftrag über relay und gibt eine Rückmeldung, sobald er vor Ort war. Die Rechnung des Handwerkers wird dem Vorgang zugeordnet, nicht in einem Postfach abgelegt. Nach Abschluss aller Schritte wird der Vorgang geschlossen.
Über das Dienstleisterportal relay by casavi können Sie Anfragen direkt aus einem Vorgang an mehrere Handwerker gleichzeitig senden und die eingehenden Angebote zentral vergleichen. Nach der Auswahl des passenden Angebots erfolgt die Beauftragung mit nur einem Klick, während alle Dokumente zur revisionssicheren Nachvollziehbarkeit im System verbleiben.
Dienstleistersteuerung koordiniert angehen.
Sehen Sie casavi in einer persönlichen Demo.