Objekt- und personenbezogene Unterlagen zentral ablegen, Vorgängen zuordnen und jederzeit wiederfinden. Mit casavi stellen Sie direkt Fragen zu Ihren Dokumenten und erhalten relevante Informationen, ohne lange nach passenden Passagen zu suchen.
Verträge, Protokolle, Beschlüsse und Korrespondenz liegen in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, lokalen Verzeichnissen oder verschiedenen Systemen. Das erschwert den zentralen Zugriff auf wichtige Informationen. Nicht digitalisierte Unterlagen lassen sich zudem weder durchsuchen noch direkt nutzen.
Eine Frage zu einer Regelung, einem Vertrag oder einem früheren Beschluss führt häufig zu manueller Recherche. Mitarbeitende müssen Dokumente öffnen, durchsuchen und Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenführen, bevor sie antworten können.
Wer ein Dokument abgelegt oder einen Vorgang früher bearbeitet hat, weiß oft am ehesten, wo die relevante Information zu finden ist. Fällt diese Person aus oder wechselt sie die Verwaltung, wird vorhandenes Wissen schwer zugänglich.
Dokumente werden zentral in casavi abgelegt oder aus angebundenen Systemen übernommen. Sie lassen sich Liegenschaften, Einheiten, Personen und Vorgängen zuordnen und gezielt im Kundenportal bereitstellen. Mit casavi AI Assist finden Mitarbeitende relevante Passagen und Informationen direkt in den Dokumenten.
Das casavi DMS ergänzt die Verwaltung um interne Unterlagen und die vollständige Ordnerstruktur. Teams können Dokumente gemeinsam bearbeiten, Freigaben und Aufgaben steuern sowie Versionen nachvollziehen. So entsteht eine zentrale Wissensbasis. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen lassen sich revisionssicher und GoBD-konform verwalten.
Jede Datei zentral, durchsuchbar und zugeordnet.
Eigene Unterlagen sind für Ihre Kunden sichtbar, ohne Nachfrage bei Ihrem Team.
Durchsucht Unterlagen und findet die richtige Passage in Gesetz und eigenem Dokument.
Was danach passiert
Statt Papierordner und verschiedene Ablagen zu durchsuchen, findet das Team die passende Regelung direkt im Vorgang. Die Antwort basiert auf der Teilungserklärung der jeweiligen Eigentümergemeinschaft und bleibt für berechtigte Mitarbeitende nachvollziehbar. Anfrage, Passage und weitere Bearbeitung sind zentral dokumentiert, sodass der Instandsetzungsvorgang sofort bearbeitet werden kann.
Ihr Team findet die relevante Passage direkt im Vorgang, ohne Papierordner oder verschiedene Ablagen durchsuchen zu müssen. Sie dient als verlässliche Grundlage für die Antwort an den Eigentümer.
Die Antwort hängt nicht davon ab, wer die Teilungserklärung abgelegt oder den Vorgang bearbeitet hat. Dokument, Regelung und Kommunikation bleiben für alle berechtigten Teammitglieder nachvollziehbar.
Die Teilungserklärung unterstützt die weitere Bearbeitung des Vorgangs. Ihr Team kann Zuständigkeiten klären, Eigentümer informieren und je nach Regelung die nächsten Reparaturschritte dokumentieren und anstoßen.
In casavi werden Dokumente zentral abgelegt und der passenden Liegenschaft, Einheit, Person, Vertrag oder einem Vorgang zugeordnet. Im casavi DMS durchsuchen Sie die hinterlegten Unterlagen zusätzlich per Volltextsuche.
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, verwaltet die Dokumente einer Immobilienverwaltung zentral, strukturiert und digital. Mit den Dokumentenfunktionen in casavi können Unterlagen hochgeladen oder über Schnittstellen übernommen, einer Liegenschaft, Einheit oder einem Vorgang zugeordnet und berechtigten Kunden im Portal bereitgestellt werden. Das casavi DMS erweitert diese Funktionen um die vollständige Digitalisierung der internen Dokumentenwelt. Dazu gehören unter anderem gemeinsame Bearbeitung, Freigaben, Aufgaben, Versionierung sowie die revisionssichere und GoBD-konforme Verwaltung entsprechender Unterlagen. Die Inhalte der in casavi hinterlegten Dokumente können anschließend mit casavi AI Assist genutzt werden.
In casavi kann der Zugang so konfiguriert werden, dass Beiratsmitglieder die für sie relevanten Unterlagen selbst einsehen, ohne dass für jede Anfrage ein Mitarbeitender der Verwaltung eingebunden werden muss. Das spart Zeit auf beiden Seiten und schafft Transparenz, ohne dabei Dokumente anderer Eigentümer sichtbar zu machen. Das Rollen- und Rechtekonzept steuert, wer was sehen darf.
Dokumente lassen sich aus casavi beziehungsweise dem casavi DMS vollständig digital exportieren und außerhalb von casavi weiterverarbeiten. Dabei können die Dateien zusammen mit ihren relevanten Metadaten und Zuordnungen ausgegeben werden, sodass Informationen zur Liegenschaft, Einheit, zum Vertrag oder Vorgang erhalten bleiben. Die Dokumente können unabhängig vom anschließend genutzten System weitergegeben oder übernommen werden. Der Export ist damit auch beim Verwalterwechsel möglich, aber nicht auf diesen Anwendungsfall beschränkt.
Die Beschlusssammlung enthält die gefassten Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft. In der digitalen Dokumentenverwaltung werden die dazugehörigen Protokolle, Teilungserklärungen und weiteren Unterlagen abgelegt. In casavi lassen sich Dokumente der passenden Liegenschaft oder dem entsprechenden Vorgang zuordnen. So bleiben die Entscheidung und die zugehörigen Unterlagen gemeinsam auffindbar. Mit casavi AI Assist können Sie zusätzlich gezielt nach Informationen in diesen Dokumenten fragen.
Ja, casavi AI Assist kann hinterlegte Protokolle und weitere Dokumente durchsuchen und relevante Informationen im jeweiligen Kontext bereitstellen. Zusätzlich kann sie auf aktuelle Gesetzestexte, beispielsweise aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) oder der Heizkostenverordnung (HeizkostenV), zurückgreifen und diese bei der Beantwortung von Fragen berücksichtigen.
Nicht alle Dokumente sind dauerhaft gültig. Wartungsverträge, Versicherungspolicen, Dienstleistungsverträge und behördliche Genehmigungen laufen ab, und wer das nicht im Blick hat, bemerkt es erst, wenn es zu spät ist. In casavi lassen sich Dokumente mit einem Gültigkeitsdatum versehen. Läuft ein Dokument ab, kann im casavi DMS eine automatische Erinnerung ausgelöst werden, bevor der Vertrag unbemerkt weiterläuft oder eine Genehmigung erlischt.
Mit casavi liegt jedes Dokument an einem zentralen, durchsuchbaren Ort. Unsere KI-Assistenz Aurea ermöglicht es Ihnen, Fragen zu Dokumenten zu stellen, durchsucht diese automatisch und macht das Wissen daraus direkt nutzbar.
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