Bei Vertretung entstehen Lücken.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung bedeuten meist manuelles Umleiten von Vorgängen, Informationsverlust und das Nachfragen bei Kollegen.
Routineaufgaben einfach automatisieren
Urlaubsvertretungen organisieren, Standardfragen beantworten, überfällige Vorgänge nachverfolgen: Viele Routineaufgaben wiederholen sich im Tagesgeschäft und lassen sich leicht automatisieren. So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die Anliegen, bei denen persönliche Aufmerksamkeit wirklich zählt.
Automatisierte Prozesse
Weiterleitung, Erinnerung, Standardantwort
Problem
Routineaufgaben kosten täglich viel Zeit
Manuelle Prozesse wiederholen sich.
Anworten werden jedes Mal manuell neu formuliert, statt sie automatisiert auszulösen.
Überfälliges bleibt unverfolgt.
Ihrem Team fehlt die Kapazität, überfällige Vorgänge manuell nachzuverfolgen.
Lösung
Automatisierung beginnt bei den kleinen Aufgaben
Automatisierung beginnt nicht bei den komplexen Vorgängen, sondern bei den kleinen Aufgaben, die im Arbeitsalltag viel Zeit kosten. casavi AI Automate löst wiederkehrende Prozesse automatisch aus. Sichtbar bleibt alles im gewohnten Vorgangsmanagement.
- Automatisierte Weiterleitung bei Abwesenheiten.
- casavi AI Assist recherchiert den relevanten Kontext, priorisiert Anliegen und unterstützt bei der Beantwortung.
- Alles bleibt im gewohnten Vorgang sichtbar.
Funktionen
casavi AI Automate
Automatisierte und regelbasierte Bearbeitung wiederkehrender Prozesse.
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casavi AI Assist
Recherchiert den Vorgangskontext, fasst Anliegen zusammen und beantwortet Anfragen.
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Vorgangsmanagement
Automatisierte Prozesse sind im gewohnten Vorgang sichtbar.
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Praxisbeispiel
Urlaub
Vertretung ohne Bruch- Eine Kollegin ist im Urlaub.Eingehende Vorgänge sollen nicht unbearbeitet liegen bleiben.
- Automate leitet den Vorgang weiter.Automatisch an die festgelegte Vertretung, ohne manuelles Umleiten.
- Assist recherchiert den Kontext.Relevante Informationen aus Vorgang, Kommunikation und hinterlegten Dokumenten werden zusammengeführt und übersichtlich aufbereitet.
- Die Vertretung bearbeitet ohne Rückfrage.Ohne Rückfragen und ohne zeitraubende Recherche.
Was danach passiert
Statt dass eingehende Vorgänge unbearbeitet liegen bleiben oder manuell umgeleitet werden müssen, übernimmt casavi AI Automate die Weiterleitung an die festgelegte Vertretung automatisch. casavi AI Assist recherchiert automatisch den relevanten Vorgangskontext, fasst den bisherigen Verlauf zusammen und unterstützt bei der Beantwortung der Anfrage. Die Vertretung versteht das Anliegen schneller, kann es priorisieren und ohne zeitraubende Rückfragen bearbeiten.
Was sich dadurch ändert
Effizienz statt Lücken.
Urlaub oder Krankheit reißen keine Lücke mehr in die Bearbeitung. Ihr Team ist entlastet, auch wenn mal jemand ausfällt.
Vorformulierte Antwortvorschläge.
Antworten auf Standardfragen werden automatisch vorbereitet, ohne dass jemand sie jedes Mal neu tippt. Das schafft mehr Kapazität für Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Keine überfälligen Vorgänge.
Vorgänge werden rechzeitig bearbeitet. Die Verlässlichkeit nach außen ist jederzeit gegeben.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Der sinnvolle Einstieg ist die Zentralisierung aller eingehenden Kanäle, gefolgt von der Strukturierung offener Vorgänge mit Status und Frist. Erst dann lassen sich Weiterleitungen, Erinnerungen und Standardantworten automatisieren. Im letzten Schritt unterstützt casavi AI Assist bei der Recherche des relevanten Kontexts, der Zusammenfassung und Priorisierung von Anliegen sowie bei deren Beantwortung.
casavi AI Automate leitet Vorgänge bei Abwesenheit automatisch an die Vertretung weiter und bildet standardisierte Prozesse für Urlaubsvertretung ab.
casavi AI Automate bietet Workflow-Vorlagen für die häufigsten Routineaufgaben in der Hausverwaltung, darunter Abwesenheitsvertretung, Auftragsmanagement und Standardantworten auf wiederkehrende Anfragen. Diese Vorlagen lassen sich ohne Programmierkenntnisse aktivieren und an den eigenen Betrieb anpassen. Die Einrichtung erfolgt direkt in casavi, ohne externe IT-Dienstleister, ohne Schnittstellenprojekte.
Die Einrichtung der Automatisierungen erfolgt durch fachliche Nutzer oder Key User in der Hausverwaltung direkt über einen visuellen Workflow-Builder. Da das System „No-Code“-basiert ist, sind keine Programmierkenntnisse oder IT-Projekte erforderlich. Für einen schnellen Start stehen zudem Systemvorlagen (z. B. für Urlaubsvertretungen oder Wartungstermine) zur Verfügung, die individuell angepasst werden können.
In casavi sind aktuell drei zentrale Systemvorlagen enthalten: Urlaubsvertretung (automatische Umleitung bei Abwesenheit), Eingangsbestätigung (sofortige Bestätigung neuer Anfragen) und wiederkehrende Wartung (automatisches Anlegen von Serienterminen). Diese Vorlagen dienen als startfertige Basis und können im Workflow-Builder individuell an Ihre eigenen Prozesse angepasst werden.
Weil generischen KI-Werkzeugen der Kontext fehlt: Sie kennen weder die Teilungserklärung eines Objekts noch die Vorgangshistorie, die Zuständigkeiten oder die hinterlegten Dienstleister. Erst die Verbindung von Automatisierung und Verwaltungsdaten macht die Ergebnisse verwendbar.
casavi AI Automate löst Aufgaben regelbasiert aus und erinnert automatisch bei überfälligen Vorgängen.
Alle Automatisierungen bleiben im gewohnten Vorgangsmanagement sichtbar und nachvollziehbar. Eine Übersicht zeigt, wann welche Automatisierung ausgeführt wurde. Automatisch ausgeführte Schritte werden im Vorgang entsprechend gekennzeichnet – so ist jederzeit erkennbar, was automatisiert und was manuell bearbeitet wurde.
Ja, der KI-Einsatz bei casavi ist datenschutzkonform und orientiert sich strikt an der DSGVO sowie dem EU-AI Act von 2024. Eine verbindliche interne KI-Richtlinie stellt sicher, dass personenbezogene Daten geschützt werden, Transparenz gegenüber den Nutzern gewahrt bleibt und Sicherheitsrisiken minimiert werden.
Wenn casavi AI Automate wiederkehrende Aufgaben übernimmt, bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die Anliegen, die persönliche Betreuung, Empathie, Abstimmung und individuelles Handeln erfordern.
Weniger manuelle Arbeit, mehr Struktur.
Sehen Sie casavi in einer persönlichen Demo.