Alle Dokumente. Ein Ort. Direkt verfügbar.

Mit casavi Dokumenten laden oder importieren Sie Unterlagen, ordnen sie einer Liegenschaft, Einheit oder einem Vorgang zu und stellen sie berechtigten Kunden über das Portal bereit. Das casavi DMS erweitert diese Funktionen um die vollständige digitale Verwaltung Ihrer internen Dokumentenwelt. Dazu gehören unter anderem Versionierung, Freigaben, Aufgaben, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten sowie revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung.

Dokumente können manuell hochgeladen oder über angebundene Systeme wie ein ERP oder ein bestehendes DMS übertragen werden. Je nach Dokument und Prozess werden sie der passenden Liegenschaft, Einheit oder dem richtigen Vorgang zugeordnet. Relevante Unterlagen können anschließend gezielt für Kunden, Eigentümer oder andere berechtigte Nutzer im Portal bereitgestellt werden.

Wenn Sie Ihre gesamte Dokumentenwelt digital verwalten möchten, können Sie casavi um das casavi DMS erweitern. Damit verwalten Sie neben der Kommunikation mit Eigentümern und Mietern auch Ihre internen Dokumente zentral. Das DMS ermöglicht gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Freigaben, Aufgaben und Versionierung sowie eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung.

Im casavi DMS können Teams Dokumente gemeinsam bearbeiten und den dazugehörigen Prozess steuern. Freigaben und Aufgaben lassen sich direkt am Dokument zuordnen und nachverfolgen. Durch die Versionierung bleibt außerdem nachvollziehbar, welche Änderungen vorgenommen wurden und welcher Bearbeitungsstand aktuell ist.

Versammlungsprotokolle können im casavi DMS abgelegt, dem passenden Versammlungsvorgang zugeordnet und strukturiert wiedergefunden werden. So bleiben die Unterlagen und die daraus hervorgehenden Beschlüsse zentral verfügbar. Welche Schritte für die Führung der Beschluss-Sammlung erforderlich sind, hängt vom gewählten Prozess und dem jeweiligen Funktionsumfang ab.

Dokumente lassen sich aus dem casavi DMS vollständig digital exportieren. Dabei können die Dateien gemeinsam mit ihren Metadaten und Zuordnungen ausgegeben werden, sodass Informationen wie Liegenschaft, Einheit, Vorgang oder Dokumenttyp erhalten bleiben. Der Export ist unabhängig davon möglich, welches System anschließend genutzt wird. So können Dokumente flexibel weiterverarbeitet, an andere Systeme übergeben oder bei einem Verwalterwechsel an den nachfolgenden Verwalter übertragen werden.

Im casavi DMS lassen sich aufbewahrungspflichtige Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archivieren. Änderungen und frühere Versionen bleiben nachvollziehbar. Damit unterstützt das casavi DMS eine GoBD-konforme Dokumentenverwaltung. Die konkrete Umsetzung erfolgt im Zusammenspiel mit den organisatorischen Prozessen Ihrer Verwaltung.

Ja, bei Bestandskunden werden vorhandene Dokumente in das casavi DMS migriert, um eine zentrale Datenquelle zu schaffen. Zudem können Dokumente über verschiedene Wege wie manuellen Upload, E-Mail-Archivierung, Scannen oder per API-Anbindung aus Drittsystemen importiert werden

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der jeweiligen Dokumentart und den gesetzlichen Vorgaben ab. Für Rechnungen gilt aktuell grundsätzlich eine Frist von acht Jahren. Für andere Unterlagen können, abhängig von ihrer Kategorie, Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder empfangen beziehungsweise versendet wurde. Im casavi DMS lassen sich Aufbewahrungsregeln je nach Dokumentkategorie abbilden.

Dokumente können gezielt für Beiratsmitglieder, Eigentümer oder andere Nutzergruppen freigegeben werden. Die jeweiligen Nutzer sehen nur die Unterlagen, für die sie berechtigt sind. Die Freigabe erfolgt über das Kundenportal, ohne dass Beiratsmitglieder Zugriff auf die interne Verwaltungsoberfläche benötigen.