Vorgänge im Griff. Automatisch zugeordnet und übersichtlich.

Vorgangsmanagement bündelt alle Anliegen der Hausverwaltung an einem zentralen Ort – von externen Meldungen und Anfragen bis hin zu internen Aufgaben und Wiedervorlagen. Jeder Vorgang lässt sich strukturiert erfassen, den zuständigen Mitarbeitenden zuweisen und bis zum Abschluss nachverfolgen. Dabei werden Status, Fristen, Zuständigkeiten, Kommunikation, Dokumente und beauftragte Dienstleister übersichtlich zusammengeführt. So entsteht eine lückenlose, revisionssichere Bearbeitungshistorie, ohne E-Mail-Ketten und ohne Statusverlust beim Wechsel von Mitarbeitenden.

In der Immobilienverwaltung ist Vorgangsmanagement mehr als die Verwaltung von Tickets. Jeder Vorgang ist einer Liegenschaft, einer Einheit und einem Vertrag zugeordnet. Zuständigkeiten wechseln zwischen internen Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und, beim Schadenmanagement, auch Versicherern. Fristen entstehen nicht nur aus Vereinbarungen, sondern aus gesetzlichen Pflichten.

Die Vorgangsübersicht Ihrer Verwaltung ist auf einen Blick sichtbar: Nach Liegenschaft, Zuständigkeit, Dringlichkeit oder Status gefiltert. casavi AI Assist sortiert die Liste offener Vorgänge automatisch nach Priorität, sodass das Team nach Dringlichkeit statt nach Eingangsreihenfolge arbeitet.

Vorgänge laufen selten durch eine einzige Hand. casavi hält alle Beteiligten informiert: interne Mitarbeitende sehen denselben Vorgangsstand, Dokumente am Vorgang sind sofort abrufbar und Dienstleister können direkt aus dem Vorgang beauftragt werden.

Sobald ein Vorgang einen Auftrag erfordert, können Sie direkt aus dem Vorgang heraus Angebote anfragen. Hinterlegte Dienstleister erhalten die Anfrage, reichen ihr Angebot ein, und Sie vergeben den Auftrag ohne Systemwechsel. Rückmeldungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen laufen in denselben Vorgang zurück, die Vorgangshistorie bleibt vollständig.

Ein Mieter meldet über das casavi-Kundenportal einen Wasserfleck an der Decke seiner Wohnung. Die Meldung erzeugt automatisch ein Ticket im System, inklusive Objektzuordnung, Einheitennummer und Zeitstempel. casavi AI Assist bewertet die Meldung anhand des Textes und stuft sie als dringlich ein. Die zuständige Verwalterin ergänzt eine interne Notiz, setzt eine Frist und beauftragt direkt aus dem Vorgang heraus einen Klempner. Der Dienstleister bestätigt den Termin und lädt nach dem Einsatz Fotos und Rechnung in denselben Vorgang. Nach Abschluss ist die aufgewendete Bearbeitungszeit automatisch erfasst, der Vorgang revisionssicher abgelegt und per Volltextsuche abrufbar.

In casavi lassen sich Berichte und Zeiten primär in den Formaten Excel (.xlsx) und CSV exportieren.

Ein Ticket ist die einzelne eingehende Anfrage, zum Beispiel eine Schadensmeldung oder eine Rückfrage zur Nebenkostenabrechnung. Ein Vorgang ist die vollständige Bearbeitung eingehender Tickets und eigener, internen Aufgaben: Mit Checkliste, Frist, Zuständigkeit, Dienstleisterbeauftragung und Zeiterfassung. In casavi wird aus jeder Meldung automatisch ein ein strukturierter Vorgang mit allen zugehörigen Schritten.

Vorgänge lassen sich manuell priorisieren und nach Liegenschaft, Zuständigkeit, Status oder Dringlichkeit filtern. Zusätzlich bewertet casavi AI Assist eingehende Meldungen anhand des Textes und sortiert die Vorgangsliste automatisch nach Dringlichkeit, sodass das Team nach Priorität statt nach Eingangsreihenfolge arbeitet.

Meldungen, die nach einem festen Muster bearbeitet werden, müssen nicht jedes Mal neu organisiert werden. casavi AI Automate übernimmt regelbasierte Schritte: Zuweisung, Statuswechsel und Benachrichtigungen laufen automatisch, sobald eine definierte Bedingung eintritt.

Ja. Aus dem Vorgang heraus lassen sich Angebote anfragen und Aufträge an hinterlegte Dienstleister vergeben. Rückmeldungen und Rechnungen laufen in denselben Vorgang zurück, sodass die Bearbeitungshistorie vollständig bleibt. Damit bildet die casavi Dienstleistersteuerung den vollständigen Beauftragunsprozess vom Angebotsvergleich bis zur Freigabe ab.

Aktivitäten in offenen Vorgängen werden automatisch zeitlich erfasst und können nachträglich bearbeitet werden. Offline-Aufwände wie Vor-Ort-Termine lassen sich manuell ergänzen. Auf Liegenschaftsebene entsteht so die Grundlage für Rentabilitätsprüfung, Nachweis gegenüber Eigentümern und zeitbasierte Abrechnung von Verwalterleistungen.

In casavi sind standardmäßig 38 Vorgangstypen vorkonfiguriert. Diese decken die gängigsten Prozesse wie Schadenmeldungen, Schlüsselbestellungen oder Adressänderungen ab. Darüber hinaus können bestehende Vorgangstypen flexibel angepasst und jederzeit eigene Vorgangstypen und Kategorien erstellt werden. Die Stärke liegt in der Kombination aus sofort einsetzbaren Vorlagen und voller Flexibilität für individuelle Anforderungen.