Ein Kanal für alles. Keine verlorenen Anfragen mehr.
casavi bündelt alle Kommunikationskanäle in einer Plattform. So laufen Anfragen von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern an einer Stelle zusammen, statt sich auf verschiedene Kanäle zu verteilen.
Kundenkommunikation bedeutet für Immobilienverwalter unterschiedlichste Kanäle parallel:
Anrufe, E-Mails, Briefe, Aushänge, zunehmend auch WhatsApp. casavi führt alle Kanäle in einer Plattform zusammen und macht aus jeder Anfrage einen nachvollziehbaren Vorgang.
Kanäle
Kundenportal
Das Kundenportal ist die zentrale Anlaufstelle für Eigentümer und Mieter: Dokumente einsehen, Anliegen melden und Status verfolgen. Jederzeit, ohne Anruf.
- Individualisierbares Portal im eigenen Corporate Design
- Direkte Anbindung an das Vorgangsmanagement, jede Meldung wird automatisch zum Vorgang
- Dokumenteneinsicht für Eigentümer und Mieter
- Self-Service reduziert die täglichen Anrufe und Rückfragen spürbar
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- Einsicht in Termine und liegenschaftsrelevante Informationen
- Schnelle Suche und Kontaktaufnahme zu Ansprechpartnern
- Hinterlegte Wissensdatenbank für häufige Fragen
- Zusätzlicher Schutz durch Multi-Faktor-Authentifizierung
- Eigentümer und Mieter können ihre persönlichen Daten jederzeit selbst aktualisieren
Telefon
Die komfortable CTI-Telefonanbindung verknüpft eingehende Anrufe direkt mit dem passenden Vorgang und der passenden Liegenschaft. Ihr Team sieht sofort, wer anruft und worum es zuletzt ging, ohne Nachfragen. Und können Sie gerade nicht ans Telefon gehen, übernimmt casavi AI Answer die Anrufannahme.
- Automatische Zuordnung von Anrufen zu Liegenschaft und Vorgang
- Anrufhistorie direkt im Vorgang dokumentiert
- Nahtlose Übergabe an bestehende Telefonanlagen
Die E-Mail-Integration mit Microsoft Outlook oder Exchange sorgt dafür, dass keine Anfrage im persönlichen Postfach eines einzelnen Teammitglieds versickert.
- Zentrale Team-Postfächer für die gemeinsame Bearbeitung sowie E-Mail Integration für persönliche Postfächer
- Automatische Zuordnung zu Kontakt und Liegenschaft oder – falls bereits vorhanden – zu einem bestehenden Vorgang
- Nachvollziehbare Kommunikationshistorie für alle Mitarbeiter direkt im Vorgang einsehbar
Aushang
Digitalisieren Sie den klassischen Hausaushang: Informationen für alle Bewohner einer Liegenschaft zentral, aktuell und ganz ohne Zettel im Treppenhaus.
- Digitaler Aushang je Liegenschaft, jederzeit aktualisierbar
- Ergänzt das Kundenportal mit Informationen, die alle Bewohner betreffen
Post
Der elektronische Postversand verbindet digitale Effizienz mit der Realität, dass ein Teil der Kommunikation weiterhin postalisch erfolgen muss. Ein Klick genügt, der Brief wird automatisiert gedruckt, kuvertiert und versendet.
- Hybrider Versand mit digitaler Erstellung und automatisierter postalischer Zustellung
- Serienverarbeitung für einen effizienten Massenversand in einem Schritt
- Individuelle Anschreiben mit professionellen Deckblättern direkt im System generieren
- Einheitliches Corporate Design über alle Versandwege
- Nachverfolgung im Versandstatus
Dort kommunizieren, wo Eigentümer und Mieter ohnehin schon sind: WhatsApp ist als vollwertiger Kommunikationskanal direkt in casavi integriert.
- Anfragen über WhatsApp landen automatisch im selben Vorgangsmanagement wie alle anderen Kanäle, ohne separates Postfach
- Der Kanal läuft über die WhatsApp Business API, nicht über private Accounts
- Niedrigschwelliger Einstieg für alle, die das Portal nicht aktiv nutzen
Fragen und Antworten
Ein Kundenportal für Hausverwaltungen senkt die Zahl der Rückfragen, weil Eigentümer und Mieter Dokumente, Termine, Ansprechpartner und den Bearbeitungsstand ihrer Anliegen selbst einsehen. Wiederkehrende Statusanfragen per Telefon und E-Mail entfallen dadurch weitgehend.
Die Verwaltung lädt sie ein; der Zugang läuft über das individualisierte Portal im eigenen Corporate Design. Für Eigentümer ohne Portalzugang bleibt der elektronische Postversand als Weg erhalten.
Ja. Die CTI-Telefonanbindung übergibt eingehende Anrufe an die bestehende Telefonanlage und ordnet sie automatisch der passenden Liegenschaft und dem passenden Vorgang zu. Die Anrufhistorie wird direkt im Vorgang dokumentiert. Außerhalb der Öffnungszeiten übernimmt casavi AI Answer die Anrufannahme.
Die Aktivierungsquoten im casavi Portal variieren je nach Engagement der Verwaltung, wobei Spitzenwerte von über 90% erreicht werden können.
Beide laufen in casavi im selben System, unterscheiden sich aber in den Inhalten und Rechten: Im Mieterportal sehen Mieter ihre Mietunterlagen, Anliegen und Aushänge; im Eigentümerportal stehen zusätzlich Abrechnungen, Protokolle und Beschlüsse der eigenen Einheit zur Verfügung. Ein Rollen- und Rechtekonzept steuert, wer was sieht.
WhatsApp ist in casavi über die WhatsApp Business API als vollwertiger Kanal integriert; Anfragen landen im selben Vorgangsmanagement wie alle anderen Kanäle, ohne separates Postfach oder privates Gerät.
Der technische Einladungsprozess erfolgt durch die Generierung individueller Registrierungscodes, die den Bewohnern wahlweise per E-Mail oder als postalischer Serienbrief (inkl. QR-Code) zugestellt werden. Nach der Eingabe des Codes und der Vergabe eines Passworts wird der Nutzer automatisch mit seinem Objekt verknüpft und der Account-Status im System auf „Aktiv“ gesetzt.
Wiedervorlagen sind als fester Bestandteil des Vorgangsmanagements verfügbar, während ein terminierter Versand (bzw. zeitverzögerte Ausführung) über das Modul Automate Pro mittels der „Warten-Funktion“ und des „Zeitplaners“ umgesetzt werden kann.
Kundenkommunikation optimieren.
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