Kanäle laufen auseinander.
Anfragen kommen über unterschiedliche Kanäle und werden an mehreren Stellen bearbeitet, statt in eine zentrale Plattform zu fließen.
Anruf- und E-Mail-Flut managen
Ein Anruf am Abend, eine Mail am Wochenende, eine Nachricht über WhatsApp. Anliegen von Mietern und Eigentümern kennen keine Geschäftszeiten.
Bleiben diese unbeantwortet, wird aus einer kleinen Verzögerung schnell verlorenes Vertrauen.
Alle Kanäle, ein Vorgang
Telefon, E-Mail, Portal und WhatsApp
Problem
Verschiedene Kanäle werden parallel genutzt
Nach Feierabend bleiben Themen liegen.
Außerhalb der Geschäftszeiten bleiben Anfragen unbeantwortet, am nächsten Morgen stauen sich die Anliegen.
Der Status ist intransparent.
Ohne zentrale Übersicht ist der Bearbeitungsstand unklar. Doppelarbeit und vergessene Rückmeldungen sind die Folge und führen zu Frustration bei Mitarbeitern und Kunden.
Lösung
Alle Kanäle laufen in einen Vorgang
casavi ist die zentrale Plattform für Ihren Arbeitsalltag: Jede Anfrage landet automatisch im richtigen Vorgang, egal über welchen Kommunikationsweg sie eingeht. Mit casavi AI Answer werden Anrufe entgegengenommen, transkribiert und sofort zu einem strukturierten Vorgang. casavi AI Assist übernimmt direkt die Zusammenfassung und sorgt für eine klare Übersicht.
- Jede Anfrage landet im richtigen Vorgang.
- Answer nimmt an, transkribiert und strukturiert.
- Assist fasst den Vorgang zusammen.
Praxisbeispiel
19 Uhr
Der Anruf nach Feierabend- Der Anruf um 19 Uhr.Außerhalb der Geschäftszeiten, wenn im Büro niemand mehr erreichbar ist.
- Answer nimmt an und transkribiert.Stellt gezielt Rückfragen zum Anliegen und schreibt das Gespräch mit.
- Der Vorgang wird automatisch angelegt.Kategorisiert, mit dem Gesprächsprotokoll am Vorgang.
- Assist fasst zusammen.Die Zusammenfassung liegt bereit, bevor jemand den Vorgang öffnet.
- Am nächsten Morgen geht es weiter.Die zuständige Person steigt ohne Rückfrage direkt in die Bearbeitung ein.
Was danach passiert
Der Vorgang, welcher direkt angelegt wurde, ist über das Kundenportal mit Status einsehbar. Das steigert die Transparenz für alle Beteiligten und bringt Vertrauen in die Verwendung von KI.
Was sich dadurch ändert
Kein Anruf geht ins Leere.
Egal um welche Uhrzeit. Das resultiert in einer höheren Kundenzufriedenheit und weniger Rückfragen.
Jeder Tag beginnt strukturiert.
Ihr Team startet den Tag nicht mit einem Berg unsortierter Anfragen, sondern mit vorbereiteten Zusammenfassungen.
Mehr Kapazität bei besserem Service.
Die bessere Servicequalität für Ihre Kunden schafft gleichzeitig spürbar mehr Kapazität für Ihr Team.
Häufige Fragen zur Anruf- und E-Mail-Flut
Indem alle Kanäle, Telefon, E-Mail, Portal, WhatsApp, an einem Ort zusammenlaufen und wiederkehrende Aufgaben wie Anrufannahme und Zusammenfassung von casavi AI übernommen werden. Zusätzlich lässt sich das Anfragevolumen durch proaktive Information (z. B. digitale Aushänge) gezielt senken.
casavi AI Answer nimmt Anrufe auch außerhalb der Öffnungszeiten an, stellt gezielte Rückfragen zum Anliegen, transkribiert das Gespräch und legt daraus automatisch einen kategorisierten Vorgang in casavi an.
Für Verwaltungen, die die KI-Telefonie schrittweise einführen möchten, empfiehlt sich ein Einstieg als Überlauf-Lösung: casavi AI Answer greift nur dann ein, wenn alle Leitungen besetzt sind oder die Geschäftszeiten enden. So bleibt die menschliche Erreichbarkeit erhalten, während keine Anfrage mehr verloren geht.
Ja, die Nutzung von casavi AI Answer beginnt transparent, damit Anrufende direkt erkennen können, dass sie mit einem KI-Telefonassistenten sprechen. Der Begrüßungstext lässt sich dabei individuell konfigurieren, um auf den Einsatz der KI hinzuweisen und bei Bedarf Optionen für eine menschliche Weiterleitung anzubieten.
Ja, casavi AI Answer wurde speziell für die Immobilienwirtschaft entwickelt, ohne zusätzliche externe Verträge und mit Einrichtung direkt in casavi. Er nimmt Anrufe entgegen, transkribiert Gespräche und übergibt sie strukturiert als Vorgang.
casavi AI Answer erstellt in diesem Fall einen Rückrufwunsch-Vorgang mit der Information, worum es geht, um das Anliegen direkt dem passenden Kollegen zuzuordnen. Sie haben die Kontrolle darüber, zu welchen Zeiten die KI Anrufe entgegennimmt; 2) wäre aber ähnlich zu der "Überlauf"-Frage
Gehen zum selben Objekt mehrere gleichlautende Meldungen ein, lassen sich diese im Vorgangsmanagement zusammenführen, statt dass jeder Anruf einen separaten Vorgang erzeugt. Das reduziert den Bearbeitungsaufwand und stellt sicher, dass das Team seine Kapazität dort einsetzt, wo sie am dringendsten gebraucht wird, nicht dort, wo zuletzt jemand angerufen hat.
casavi bündelt Telefon, E-Mail, Kundenportal und WhatsApp an einem Ort und sorgt mit KI-Unterstützung dafür, dass auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten nichts liegen bleibt.
Weniger Telefon-Chaos, mehr Zeit für das Wesentliche.
Sehen Sie casavi in einer persönlichen Demo.